档案工作从狭义上讲,就是档案业务工作,它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作,是利用科学的原则和方法管理档案,为社会各项事业服务的工作。机关档案工作是机关工作的组成部分,是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
一、档案是机关工作查考的依据
档案是过去工作和历史情况的记录,它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证,是第一手的参考材料。首先,它是在社会实践活动中直接形成的,而非后人编造的,这就客观地纪录了历史情况,具有最可靠的凭证。其次,它保留着真切的历史痕迹,如有些是当事人的亲笔手稿;有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示;许多文件盖有制发机关或个人的印信;有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的,这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料,如合同、契约等制发的目的就是备忘,其凭证作用就更加强烈、更加明显。
二、档案是宣传教育的生动素材
近年来,我国档案事业步入了新的历史发展时期,各级档案部门解放思想,改革创新,逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来,通过《中华人民共和国档案法》颁布实施,我国档案工作重新走上了依法管理的轨道,档案事业的宏观管理得到全面加强;各机关、各单位档案室,各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进,档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。
鉴于档案的重要性,作为档案从业者,我们就要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,定期接收档案,妥善保管好档案,为档案的利用创造条件,提供方便,特别是应做到以下几点:1、要维护好历史的真实面貌;2、要忠于和热爱档案事业;3、要具备全心全意为人民服务的精神;4要有良好的保密习惯;5、要树立高度的法制意识和观念。同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新,以饱满的工作热情、奋发向上的精神,为发挥档案事业的作用多做贡献。
三、对于档案管理人员素质要求
档案工作现代化,是要树立先进的管理思想,学习科学的管理理论,继而采用与之相适应的组织机构、组织行为、管理方法和手段,以达到预期目的。面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念。档案信息化,建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,确保档案资源的安全和保密,以实现档案信息化,推动档案工作的改革。
电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。
计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能,同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能,利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、 储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点,能及时、大量地提供档案信息,提高了工作效率,是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域,以磁性材料和光学材料为载体的电子档案,将逐步替代传统的纸质档案载体,在档案领域占主导地位,给档案工作注入生机和活力。
运用计算机管理档案工作,须加速实现档案工作人员素质现代化,档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识,就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才,又是管理型人才,只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍,档案事业才能不断兴旺发达。
档案工作人员要熟悉档案业务,认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准,树立高度的工作责任心,做好档案数据的录入工作,积极参与档案学术研究,不断提高理论研究水平。
档案工作者肩负着历史的职责,有义务将接收的所有档案运用计算机管理,丰富科技信息资源,推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平,也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。